Veel recreatieondernemers kennen het gevoel: het seizoen draait, de telefoon blijft gaan, gasten komen tegelijk binnen, medewerkers zoeken reserveringen op en ondertussen moet er ook nog verkocht, ingecheckt en geglimlacht worden. Volgens Erik Kroon, eigenaar van het reserveringssysteem LeisureKing, zit daar precies de kern van digitalisering in de leisurebranche. Niet nóg meer techniek, maar minder handelingen. Meer overzicht. En vooral: meer ruimte voor echte gastvrijheid.
LeisureKing ontstond niet vanuit een softwareplan, maar vanuit een praktisch probleem. In 2009 zocht Kroon voor zijn eigen fietsenverhuur in Garderen een reserveringssysteem. Dat bleek er niet te zijn. Tenminste, niet voor wat hij nodig had. Een ticket verkopen kon wel, maar fietsen verhuren voor een dag, twee dagen of langer, met beperkte voorraad en betalingen op locatie, was een ander verhaal.
“Ik wilde voorkomen dat er online vijftig fietsen werden verhuurd, terwijl ik er maar veertig had staan,” vertelt Kroon. “Het systeem moest ontzorgen en rust geven.” Omdat de bestaande oplossingen niet voldeden, liet hij het zelf bouwen.
Diezelfde praktijkkennis kwam later opnieuw van pas bij Klimbos Garderen. Daar moest gewerkt worden met startmomenten, maximale aantallen gordels, tijdsloten die open of dicht konden en capaciteit die per moment kon verschillen. Het soort complexiteit dat veel software pas later ging begrijpen, zat bij Kroon al direct in de dagelijkse praktijk. In 2013 werd de eerste versie van LeisureKing in de cloud gezet. Niet omdat er een groot softwarebedrijf moest ontstaan, maar omdat andere ondernemers vroegen of zij het systeem ook konden gebruiken. Inmiddels werken zo’n 600 bedrijven met LeisureKing en zijn er miljoenen reserveringen verwerkt.
Online boeken is geen bedreiging voor gastvrijheid
Wat Kroon nog steeds verbaast, is dat sommige ondernemers online boeken of zelf inchecken zien als minder gastvrij. Volgens hem is het juist andersom. “Geld uitgeven is niet het leukste onderdeel van een dagje uit. Laat je gast dat vooraf doen, zodat hij op locatie prettig ontvangen kan worden.”
Daarmee raakt hij een belangrijk punt in de branche. Gastvrijheid zit volgens Kroon niet in een wachtrij bij de kassa of in het handmatig opzoeken van een reservering. Gastvrijheid zit in aandacht, snelheid en een soepel begin van het bezoek. “Als je team minder tijd kwijt is aan handelingen, blijft er meer tijd over voor de gast,” zegt Kroon. “Dat is uiteindelijk waar het om draait.”
Eén systeem voor alles bestaat niet
Veel leisurebedrijven werken met meerdere systemen naast elkaar. Een kassa, een boekingstool, een boekhoudpakket, marketingsoftware en soms nog losse systemen voor toegangscontrole of groepsreserveringen. De wens is vaak: één systeem dat alles kan. Kroon is daar nuchter over.
“Eén systeem voor alles bestaat niet en komt er ook niet. Dat is een utopie.”
Volgens hem gaat het niet om alles in één pakket stoppen, maar om slimme keuzes en goede koppelingen. Zelf gebruikt hij ook meerdere systemen. Juist omdat gespecialiseerde oplossingen vaak beter blijven doorontwikkelen. De winst zit volgens hem in systemen die goed samenwerken, zodat ondernemers minder dubbel werk hebben en beter kunnen sturen.
Meten tijdens het seizoen
Als Kroon één ding zou willen veranderen in de branche, dan is het de manier waarop ondernemers met data omgaan. Veel bedrijven kijken aan het einde van het jaar hoe het seizoen is verlopen. Maar dan is het te laat om nog bij te sturen.
Hij noemt een voorbeeld uit zijn eigen klimbossen. In Harderwijk werd een Free Fall als upsell veel vaker verkocht dan in Garderen. Door midden in het seizoen naar de cijfers te kijken, werd duidelijk waar het verschil zat. Na een aanpassing steeg de verkoop direct.
AI, eigen kanalen en de volgende stap
Voor de komende jaren ziet Kroon veel kansen in AI en selfservice. Daarnaast verwacht hij veel van datagedreven prijsstelling en betere analyses. Wie weet wanneer het druk is, welke producten goed verkopen en waar gasten afhaken, kan slimmer sturen op bezetting en omzet.
Toch ziet Kroon ook risico’s. Vooral de groeiende rol van platformen zoals GetYourGuide, Viator en Tripadvisor vraagt volgens hem om aandacht. Ze kunnen zorgen voor extra bereik, maar ondernemers moeten voorkomen dat ze afhankelijk worden van externe platformen.
“Gebruik ze als aanvulling, maar blijf investeren in je eigen website, je eigen marketing en je eigen klantrelatie.”
Daarmee is de boodschap van Kroon helder. De techniek moet niet tussen ondernemer en gast in staan, maar juist ruimte maken voor waar leisure om draait. Beleving, plezier en een soepel georganiseerd dagje uit.