Verzamel en gebruik jij de gegevens van Europese burgers voor nieuwsbrieven? Op 25 mei 2018 gaat de nieuwe Europese wet voor databescherming, de General Data Protection Regulation (GDPR) van kracht. Deze Europese privacywet werd al in 2016 aangenomen. In Nederland noemen we deze wet de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en vervangt de huidige Wet Bescherming Persoonsgegevens.
Voor wie geldt de GDPR precies?
DE GDPR is van toepassing op alle bedrijven zowel binnen als buiten Europa die gebruik maken van persoonsgegevens van Europese burgers. Denk bijvoorbeeld aan de gegevens die worden opgeslagen als iemand op je website een vakantie geboekt heeft en je deze binnenkort wilt per nieuwsbrief wilt informeren over de herstvakantie.
Verstuur je nieuwsbrieven dan moet de ontvanger toestemming hebben gegeven. Deze toestemming noemen we ‘opt-in’. Uiteraard is deze regel al langer van kracht, maar met de ingang van GDPR zijn de regels strenger geworden.
Persoonsgegevens: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijk persoon.
E-mail opt-in: de eigenaar van een e-mailadres heeft expliciet en aantoonbaar toestemming gegeven voor het ontvangen van e-mail(s) van een bepaalde mailinglijst. Deze e-mailberichten zijn gewenst, in tegenstelling tot spam.
Wat is het doel van de nieuwe wet?
- Doel 1: Het standaardiseren van persoonsgegevens in alle Europese lidstaten.
- Doel 2: Burgers en hun gegevens worden beter beschermd tegen ongevraagde reclameboodschappen en spamberichten.
Wat moet ik nu doen?
Controleer of je database voldoet aan de nieuwe richtlijnen van de GDPR-wet. Indien dit niet het geval is moet de e-mail opt-in opnieuw verkregen worden of verwijderd. Hieronder een checklist met de richtlijnen van de aangescherpte GDPR-wet.
Weergave van de e-mail opt-in
- De e-mail opt-in moet duidelijk weergegeven worden;
- De opt-out, de mogelijkheid om zich af te melden moet duidelijk weergegeven worden. Dit geldt niet voor niet-commerciële boodschappen;
Recht van de Europese burger
- Bij het geven van toestemming van de ontvanger moet het duidelijk zijn waarvoor zijn gegevens precies gebruikt worden, hoe vaak en hoe lang de gegevens bewaard worden;
- De Europese burger heeft recht om de e-mail opt-in op te heffen;
- De afzender moet duidelijk zijn en ook hoe de ontvanger kan reageren op de e-mail. Een no-reply adres is verboden;
Administratieplicht
- De database dient goed bijgehouden te worden om de toestemming voor een opt-in aan te kunnen tonen;
- Wordt de data op verschillende manier verwerkt? Voor elke wijze dient een aparte opt-in gebruik te worden genomen (bijvoorbeeld aan derden);
Dataprofilering
- Alleen met toestemming mag de opgeslagen data gebruikt worden voor het opstellen van algoritmen die klantgedrag voorspellingen zoals economische status, gezondheid, locatie en overige voorkeuren;
Ja, ik wil de nieuwsbrief ontvangen
- De e-mail opt-in moet een bevestigende actie zijn. Een vooraf aangevinkte checkbox is niet toegestaan;
- De e-mail opt-in moet gescheiden zijn van de overige algemene voorwaarden;
- De e-mail opt-in mag geen automatisch aangevinkte checkbox zijn;
Het duurt nog even tot het 25 mei 2018 is, maar controleer alvast of je aan de nieuwe eisen voldoet. De meeste tools die ingezet worden voor e-mailmarketing voldoen aan de voorwaarden. Importeer je adressenlijsten? Achterhaal of je deze adressen op de juiste manier hebt verkregen en dit ook kunt aantonen. Het zou zonde zijn als je te laat bent begonnen en je geen gebruik kunt maken van je database.
Zijn je zaken niet op orde?
Dan kun je een boete riskeren van maximaal 20 miljoen euro of 4 procent van je totale wereldwijde omzet. Kortom begin op tijd! Kijk welke processen er in gang gezet moet worden om de vernieuwde opt-in in te richten zowel intern, maar ook naar de consument toe.
Het uitgebreide document over de GDPR-wet is te lezen op de website van de overheid.
Met dank aan:
Lotte Konietzny
Online Marketeer bij Red Online Marketing
Red Online is gespecialiseerd in online marketing in de travel- en recreatiesector.