In 2015 vonden er in de recreatiegebieden in Noord-Holland bijna dertig evenementen plaats. Dat was een handjevol toen marketingadviseur Mark Schoots zo’n twaalf jaar geleden in dienst kwam bij Recreatie Noord-Holland. Die spectaculaire toename roept meteen twee vragen op: Hoe vind je geschikte evenementen? En blijft deze groei zich onbeperkt voorzetten?
Evenementen zijn de laatste jaren belangrijker geworden voor recreatieschappen,’ verklaart Mark. ‘Ze trekken nieuwe, vooral jongere, doelgroepen naar de recreatiegebieden. Die doelgroepen komen op andere momenten terug, blijkt uit onderzoek. Evenementen maken een gebied dynamischer. Kijk maar eens hoe evenementen bijdragen aan de uitstraling van bijvoorbeeld het Westerpark in Amsterdam. Bovendien zorgen evenementen voor inkomsten en die zijn hard nodig voor het onderhoud en beheer van recreatiegebieden.’
Een plek verwerven
Een organisator van een nieuw evenement kan via twee verschillende wegen een plek verwerven in een recreatiegebied. Mark: ‘Soms zoeken wij een nieuw evenement voor een specifieke locatie. Dat was vorig jaar het geval in de recreatiegebieden Ouderkerkerplas in Groengebied Amstelland, Geestmerambacht en Het Twiske. Andere keren worden we benaderd door een festivalorganisator die zijn oog heeft laten vallen op een plek in een van de gebieden die wij beheren.’
In de verkenningsfase van beide scenario’s spelen volgens Mark vier factoren een rol:
- ‘De eerste is vooral technisch van aard: is de grond geschikt voor de plannen en zijn de ontsluitingsmogelijkheden van het terrein goed?
- Daarnaast telt het karakter van de plek zelf. Evenement en terrein moeten elkaar versterken, want tegenwoordig draait alles om beleving.
- Ten derde is het goed te weten aan welke evenementen gemeente en provincie willen meewerken.
- En tenslotte, misschien wel de belangrijkste: er moet draagvlak zijn in de omgeving, met name bij bewoners en ondernemers.’
Zorgvuldig selectieproces
In 2015 verliep de zoektocht uiterst succesvol. Mark: ‘Voor alle drie de recreatiegebieden vonden we nieuwe evenementen via ons eigen netwerk en social media. Dat lijkt eenvoudig, maar we hanteren een uitgebreid en zorgvuldig selectieproces.’ Een beoordelingscommissie toetst het evenementenconcept aan de vooraf geformuleerde criteria. In deze commissie zitten de gebiedsbeheerder, de programmamanager van het recreatieschap en Mark als marketingadviseur. De besluitvorming verloopt doorgaans vrij soepel. ‘Wat me telkens weer verbaast, is dat we ondanks de verschillende functies en achtergronden tot dezelfde waardering van de criteria komen.’
De beoordelingscommissie weegt de concepten aan de hand van vijf punten:
- Als eerste noemt Mark het concept zelf. ‘Is het concept toekomstgericht en past het bij de aard van het recreatiegebied?
- Bovendien telt de inpasbaarheid; het evenement moet passen bij de kernwaarden van het recreatieterrein.
- Daarnaast kijken we kritisch naar de organisator; heeft hij de noodzakelijke kwaliteiten en ervaring?
- Een passende financiële vergoeding aan het recreatieschap voor gebruik van het terrein weegt ook mee.
- Tenslotte maken we een inschatting van de kans van slagen, dus of het plan voldoende draagvlak heeft in de omgeving.
De totaalscore op deze beoordelingscriteria bepaalt de rangorde van geschiktheid.
Kaf van het koren
‘Het is allemaal best complex,’ zegt Mark. Juist daarom benadrukt hij het belang van een grondig selectieproces. ‘Recreatie Noord-Holland werkt al meer dan tien jaar met evenementenorganisatoren samen. De partijen in de wereld van dancefestivals kennen we inmiddels heel goed. Er zit veel kaf tussen het koren. Wij weten waar op te letten en met wie we namens de recreatieschappen zaken willen doen. ‘
Ook de fase die volgt op de selectie luistert nauw. ‘Dan gaat het om het sluiten van een overeenkomst waarin de risico’s worden beschreven. We hebben kennis van het terrein, ervaring met terreinbeschermende maatregelen, een goed netwerk van betrouwbare aannemers en zien er op toe dat het terrein na het evenement weer snel beschikbaar komt voor de overige recreanten.’
Verschillen met vroeger
De overeenkomsten zien er tegenwoordig anders uit dan zo’n twaalf jaar geleden. Lagen destijds vrijwel alle risico’s bij de organisator, tegenwoordig zijn ze meer evenredig verdeeld. ‘Als een festival vanwege slecht weer werd afgelast, moest de organisator niet alleen de kaartjes terugbetalen aan het publiek, maar ook het recreatieschap volledig uitbetalen. Dat doen we nu anders. Tegenwoordig krijgt het recreatieschap een vergoeding voor de gemaakte kosten.’ Er is meer veranderd. Zo worden de meeste overeenkomsten tegenwoordig afgesloten voor een termijn van vijf jaar in plaats van jaarlijks. Mark: ‘We beginnen altijd met een eenjarig contract. Als het evenement het eerste jaar goed verloopt, maken wij daarna afspraken voor een langere termijn. Dat biedt beide partijen zekerheid. Je kunt dan iets opbouwen, met elkaar, met de omwonenden en met overige stakeholders. Haakt een van de partijen binnen de afgesproken termijn af, dan staat daar een afkoopsom tegenover.’
Economische spin-off
De vergoeding aan het recreatieschap wordt onder andere bepaald op basis van het aantal bezoekers. Meer bezoekers betekent meer inkomsten. Groei in bezoekersaantallen heeft nauwelijks invloed op de omgevingsoverlast; die blijft bij vijf- en vijftienduizend bezoekers vrijwel gelijk. ‘Ik zie de komende jaren een verschuiving van één- naar tweedaagse evenementen, bijvoorbeeld in combinatie met een camping. Dat is voor de ondernemers in de omgeving ook interessant, want al die mensen moeten slapen, eten en worden vervoerd. De economische spin-off kan substantieel zijn.’
De medewerkers van Recreatie Noord-Holland hebben hun handen vol aan het behandelen van alle aanvragen van festivalorganisatoren. ‘De dancefestivalmarkt blijft groeien,’ aldus Mark. ‘De behoefte aan locaties in de buurt van Amsterdam is onverminderd groot. Ook voor sportieve evenementen neemt de belangstelling toe, zelfs vanuit het buitenland. Er zitten aanvragen uit Zweden en Duitsland in mijn mailbox.’
Meer kleinschalige impact
Voor de recreatieschappen gaat Recreatie Noord-Holland de komende jaren vooral op zoek naar evenementen met een meer kleinschalige impact, zoals food- en kinderfestivals. Die hebben meer sympathie volgens Mark. ‘Tot nog toe zijn dancefestivals nog steeds inpasbaar, maar het draagvlak voor festivals met een behoorlijke geluidsbelasting neemt af.’ Omwonenden laten hun stem steeds vaker horen omdat zij zich zorgen maken over de overlast. Daarnaast stellen gemeenten specifiekere eisen aan evenementen. En ook de provincie speelt een rol. Die beoordeelt of een evenement past binnen de wetten en randvoorwaarden van de natuur. Mark: ‘Onderzoek van bureau Waardenburg laat overigens zien dat de natuur heel wat kan hebben. Zo lang je respectvol omgaat met de natuur, is heel wat mogelijk.’ Binnen dit speelveld zorgt Recreatie Noord-Holland ervoor dat met alle partijen een zorgvuldig en transparant proces wordt doorlopen.
Kadertje 1: NATUURTOETS
Organisatoren laten voorafgaand aan een evenement vrijwel altijd een natuurtoets uitvoeren. Deze toets geeft inzicht in de aanwezige natuurwaarden en de mogelijk daarmee samenhangende consequenties vanuit natuurwetgeving. Er mogen geen ontwikkelingen plaatsvinden die op onoverkomelijke bezwaren stuiten door effecten op beschermde natuurgebieden en/of flora en fauna.
Kadertje 2: LOKAAL ECONOMISCH EFFECT
Evenementen kunnen goed uitpakken voor het lokale bedrijfsleven. Uit onderzoek van de gemeente Haarlemmermeer blijkt dat Mysteryland 2015 goed was voor ongeveer 1,8 miljoen euro aan bestedingen bij het Haarlemmermeerse bedrijfsleven. Het merendeel van die uitgaven komt voor rekening van de tienduizenden bezoekers. Zij geven voor en na het evenement geld uit aan onder andere eten en drinken, parkeren, taxikosten en openbaar vervoer. Voor buitenlandse bezoekers komen daar vaak nog winkel- of souveniraankopen bij.
NB: bestedingen op het evenemententerrein zijn niet meegenomen in het totale bestedingseffect.
Dit artikel verscheen eerder in het jaarverslag 2015 van Recreatie Noord-Holland