Hoe ziet de toekomst er uit voor evenementen die vooral gedragen worden door vrijwilligers? Door toenemende aanscherping van regels en randvoorwaarden wordt het steeds lastiger om regionaal ingebedde evenementen te organiseren. Afgelopen week zette opnieuw een kleurrijk evenement een punt achter een jarenlange traditie; De Nationale Rode Kruis Bloesemtocht stopt er mee. De regelgeving en de gevolgen daarvan waren de oorzaak. Is dit een ontwikkeling die wij willen?
Een bijdrage door Richard de Bruin, Bureau voor Toerisme (Rivierenland), n.a.v. van het bericht: De Rode Kruis Bloesemtocht er mee stopt
Waar komen die strengere regels vandaan?
In de afgelopen 10 jaar zijn regelmatig ernstige incidenten geweest rondom evenementen. Op basis daarvan is er gekeken hoe de evenementen in de toekomst veiliger georganiseerd kunnen worden. Overheden hebben daarbij vooral gekeken naar de maatregelen om de risico’s en de aansprakelijkheid te verkleinen. Er is daarbij vooral gekeken naar de risico’s en niet naar de praktische uitvoering; dat moesten de organisatoren zelf maar uitzoeken en organiseren. Enkele rechtszaken hebben de situatie nog verder op scherp gezet, met als gevolg dat er inmiddels strikte protocollen en randvoorwaarden zijn opgesteld die de nodige kennis en kosten vergen van de organisatie.
Indeling van de risico’s
Voor het organiseren van grootschalige of risicovolle evenementen is altijd een B- of C-evenementenvergunning nodig. Het is juist deze generieke maatregel die er voor zorgt dat vooral maatschappelijk georganiseerde evenementen, dus zonder winstoogmerk, in de knel komen.
Om in aanmerking te komen voor een evenementen vergunning in de categorie C bijvoorbeeld worden hoge eisen gesteld. De organisatie moet bijvoorbeeld professionele krachten inhuren voor verkeersregeling of CAT-tekeningen aanleveren. Dit werkt niet alleen kostenverhogend, maar voor veel mensen wordt het te gecompliceerd. Het haalt ook het plezier weg om je in te zetten als vrijwilliger.
Vrijwilligersorganisaties onder druk
Het is een algemene maatschappelijke trend dat er steeds minder mensen zijn die zich als vrijwilliger voor een organisatie willen inzetten. De afgelopen vijf jaar is die trend nog eens versterkt door de diverse coronamaatregelen waardoor activiteiten tijdelijk werden gestaakt. Veel vrijwilligers weten nog niet of zij wel weer terugkeren?
Die leegloop van vrijwilligersorganisaties heeft vooral een groot effect als het gaat om de personen op de sleutelposities binnen een organisatie. Dat zijn vaak mensen met een schat aan ervaring, die zij in de loop der jaren hebben opgedaan. Denk daarbij aan posities zoals het algemene management, de veiligheid, de financiën en het aanvragen van vergunningen. Hun taken worden steeds complexer. Sommigen haken af omdat de lol er af gaat dankzij de toenemende complexiteit. En voor een potentiële opvolger zijn de uitdagingen nog groter.
Meer maatwerk
Willen we mooie maatschappelijk georganiseerde evenementen behouden? Dan zullen politiek en vrijwilligersorganisaties met elkaar in gesprek moeten gaan om te zoeken naar oplossingen. Medeleven en verontwaardig over het verlies van opnieuw een bijzonder evenement is te waarderen, maar biedt geen oplossing. Voor dit soort evenementen is maatwerk nodig, waarbij de lessen van de organisatie zelf een belangrijk onderdeel vormen van de werkwijze richting de toekomst. Juist binnen de organisatie is de meeste ervaring en kennis over de situatie ter plekke aanwezig.
Case Rode Kruis Bloesemtocht
Laten we De Nationale Rode Kruis Bloesemtocht als voorbeeld nemen. Dit grootschalige wandelevenement, met 34.524 deelnemers in 2019, wordt ingedeeld in categorie C. De Wereld Havendagen in Rotterdam bevinden zich ook in categorie C. Deze twee evenementen zijn totaal niet met elkaar te vergelijken op basis van aantallen bezoekers, locatie en veiligheid. De Nationale Rode Kruis Bloesemtocht heeft in de afgelopen 30 jaar geen voorval gehad waarbij de veiligheid in gedrang kwam. De organisatie bestaat uit vrijwilligers met een schat aan ervaring in het organiseren van dit evenement. Je zou kunnen overwegen om een soort no-claim voor dit soort organisaties in te bouwen. De vergunning kun je daarmee op een aantal punten minder complex maken, zonder dat je de veiligheid uit het oog verliest.
De tijd dringt
Een evenement dat van de kalender verdwijnt zal niet zo snel meer terugkeren. De hele organisatie en kennisstructuur, opgebouwd in vele jaren, gaat verloren. De specialisten binnen een vrijwilligersorganisatie vormen de ruggengraat van een organisatie. Bij grotere organisaties speelt daarnaast de omvang van de poule met vrijwilligers nog een belangrijke rol. Probeer in de huidige tijd maar eens een groep van 500 vrijwilligers te mobiliseren.
Laten we met elkaar, op korte termijn, de discussie aangaan over een werkbare oplossing. Er staan immers nog meer evenementen op het kruispunt van ‘stoppen of doorgaan’. En dan verliest de gezelligheid het van de regelgeving.
Met dank aan: Richard de Bruin, directeur Bureau Toerisme