Een van de opvallende kenmerken voor bovengemiddeld succesvolle recreatiebedrijven, is dat zij weten te sturen op cijfers. Zij weten waar ze meer bezig zijn, kennen hun gasten, werken vanuit een visie, een ondernemingsplan en begrotingen. En om dat ook voor de toekomst te borgen en continu te verbeteren wordt er gedurende het jaar het nodige geregistreerd, gemeten en geëvalueerd. Zo kan je niet alleen goed beoordelen, maar ook tijdig bijsturen en daarmee stappen zetten om rendementen te verbeteren, die toch aanhoudend onder druk blijven staan. Je wilt toch effectief en met de juiste zaken bezig zijn?
Dan lijkt het voor de recreatieondernemer soms zo tegenstrijdig om tijd te besteden aan schrijverij, terwijl je bezig wilt zijn met het gasten naar de zin te maken. Waarom dan bijhouden of die gast uit Nederland of Duitsland komt, wat de bezettingsgraad per week was, met hoeveel personen een locatie is gebruikt, hoeveel horecamedewerkers uren zijn gemaakt, of welk weer het was in de 4e week van mei? Om maar eens een paar componenten te noemen. Er lijkt wel wat zinvollers te doen.
cijfers, lijstjes en analyses
Inderdaad ben ik als accountant een cijferman, en van nature meer bezig met cijfers, lijstjes en analyses. En doe ik dat vooral ook ter ondersteuning van opdrachtgevers. Maar werkt het echt vele malen beter als de ondernemer zelf zijn visie, zijn gedrag en zijn operationele keuzes voortdurend spiegelt, beoordeelt en verbetert. Laat de accountant dan in aanvulling daarop een klankbord en leermeester zijn, en daar een dimensie aan toevoegen door het bedrijf in perspectief te zien naast andere bedrijven en de sector in brede zin. Voor zover hij of zij daar tenminste expertise in heeft, zoals ik met enkele collega’s bij BDO voor horeca en recreatie heb ontwikkeld en onderhoud.
Standaard analyses…
Toch is op dat vlak juist een tegenbeweging merkbaar. Onder druk om de accountantskosten te verlagen werken bijna alle accountants anno 2012 met standaard producten, waaronder jaarrekening- en aangiftesjablonen die zich eenvoudig en snel laten genereren vanuit de boekhoudpakketten en elektronische accountantsdossiers. In zijn rapport dat de accountant vaak toevoegt aan de jaarrekening, kan een standaard indeling dan resulteren in overdaad met een veelheid aan vergelijkende overzichten, kengetallen, percentages. Allemaal statistiek waar nauwelijks individuele conclusies bij worden uitgeschreven, maar iedere lezer zelf zijn conclusies mag trekken. En bovendien een algemene, en geen branchespecifieke benadering wordt gebruikt.
…of maatwerk interpretatie?
Als accountants vragen we ons te weinig af voor wie we deze informatie er allemaal bij doen, en of het eigenlijk wel wordt gelezen? In horeca en recreatie kunnen veel ondernemers maar moeilijk omgaan met zo’n scala aan cijfers, en bestaat juist behoefte aan alternatieve vormen. “Geef mij liever meer plaatjes, kleuren en schema’s, in plaats van te droge cijfers” riep recentelijk een ondernemer bij een tevredenheidsonderzoek. Dat onderkent BDO al langer, en in de afgelopen jaren is dan ook gewerkt aan koppeling met een “focus dashboard”. Dit focus dashboard maakt met de nodige meters en klokken snel duidelijk hoe en op welke onderdelen rendementen zich ontwikkelen ten opzichte van de verwachtingen en de voorafgaande periodes, en rekent meteen de effecten door als de plannen op onderdelen worden bijgesteld. Vaak kan ook een branche benchmark worden ingebouwd. Met indicatoren die “in het rood” of op groen staan, en zich zo sneller en blijvender laten lezen.
Focus op rendement
In januari 2012 was onze BDO branchegroep Horeca & Recreatie aanwezig op de Horecava. We waren daar samen met Eijsink en Dyflexis genomineerd voor de innovation award met het product Rendementscoach waar ons focusdashboard onderdeel van uitmaakt. De beurs overtrof onze verwachtingen, want er was wel veel belangstelling van ondernemers om gecoacht te worden in het verbeteren van rendementen. Opvallend ook, dat als je cijfers presenteert met kleuren, meters en klokjes, ze wél worden opgemerkt en de aandacht krijgen! Daar moeten en willen we dus mee verder.
Signalen bijtijds oppikken
Goede ondernemers willen altijd blijven leren, en pakken zulke innovatieve tools. Anno 2012 is het echter harde noodzaak dat meer ondernemingen op cijfers worden gestuurd en niet zo snel meer worden verrast. Dat valt in de praktijk helaas nog tegen. Te vaak ontstaan er wél verrassingen achteraf, en waren de signalen er gewoon niet, of niet tijdig. Bij recreatie ondernemingen is dat beeld niet veel anders dan bij horecabedrijven. Door seizoenpatronen is bijvoorbeeld vaak nog moeilijker om in te schatten hoe het hele jaar zal gaan aflopen, en hoe kosten dan toe te rekenen zijn aan tijdvakken. Ik hoop dat administratieve innovatie mag gaan bijdragen aan beter ondernemerschap, en het voorkomen van foute verwachtingen en teleurstellingen. Dat telt!
Indien u naar aanleiding van deze column vragen heeft, neemt u dan gerust contact met me op bij BDO in Arnhem.
Peter Luken
Branchegroep Horeca & Recreatie
BDO Accountants & Adviseurs, Arnhem
E: peter.luken@bdo.nl
T: 026 3525625
W: www.bdo.nl