Hoe organiseer je het evenement dat niemand wil missen?

Dat was de vraag waarmee Aaaaha the Actor Factory vele organisatiebureaus, eventmanagers en andere personen uit de eventbranche uitnodigde op woensdag 3 april. De sessies zaten boordevol tips, niet alleen van the Actor Factory zelf, maar ook van de vakgenoten uit de zaal. In dit artikel lees je een verkorte samenvatting van dit evenement.

Natuurlijk zijn er vele verschillende evenementen, van publieksevenementen tot beurzen en van congressen tot bedrijfsfeesten. De meeste tips hadden betrekking op evenementen die een zakelijke doelstelling hebben, maar dat neemt niet weg dat het ook zeker interessant kan zijn voor publieksevenementen.

Het uitnodigingstraject

Om een uitnodiging op te laten vallen en de response te verhogen, zijn er globaal gezegd 4 tips:

1.      Personaliseren
Een persoonlijke uitnodiging kan handgeschreven zijn, maar kan ook een digitale mail zijn. Verstuur in ieder geval niet vanuit een info@ adres en zorg dat je de genodigden liefst met voor- en achternaam kunt uitnodigen. Een database die up-to-date is, is dus echt een vereiste bij het uitnodigen van je gasten.

2.      Mystificeren
Nieuwsgierigheid is een zeer sterke drijver. Als je met je uitnodiging nieuwsgierigheid wekt, dan is ook de kans op een response groter. Stuur bijvoorbeeld eerst een hint per post en dan per mail de uitleg en de échte uitnodiging. Wanneer je iemand bijvoorbeeld uit wilt nodigen voor een autorally kun je bijvoorbeeld een miniatuur autootje opsturen met daarop de tekst ‘coureur to be’ en zo zijn er voor ieder evenement wel hints te bedenken.

3.      Verrassen
Heb je een doelgroep die ‘verwend’ is en die bijvoorbeeld al voor de gekste evenementen wordt uitgenodigd, dan moet je zeker met de uitnodiging kunnen verrassen. Verrassen kan door een filmpje mee te sturen dat ingesproken is door de CEO of door een toepasselijke gimmick mee te sturen.

4.      Exclusiviteit
Exclusiviteit werkt alleen bij evenementen met een zakelijk karakter, want voor publieksevenementen wil je juist uitstralen dat ‘iedereen welkom is’.  Voor een zakelijk evenement nodig je bijvoorbeeld je gasten per telefoon uit en je vermeldt dat je slechts 10 kaarten mag weggeven en dat je meteen dacht aan hem/haar en dat hij/zij ook de eerste is die je belt. Ook al is het je 10^de telefoongesprek. Het wordt zeer lastig om niet in te gaan op deze uitnodiging. Exclusiviteit in massa mailingen is lastiger, maar dit principe kun je zeker verwerken door de zin vol=vol te plaatsen en door continu updates te geven hoeveel vrije plekken er nog zijn.

Los van bovenstaande tips moet je altijd duidelijk laten zien ‘what’s in it for me’. Mystificeren en verrassen is leuk, maar je wil wel dat je bezoeker uiteindelijk weet wat hij kan en mag verwachten. Ook werkt het goed om gasten te laten weten wie er nog meer komt, welke interessante netwerkkansen zich gaan voordoen en van welke sprekers kunnen ze leren?

In dit artikel lees je overigens eerdere ervaringscijfers.

De interactie en activatie van gasten
De trend gamification is belangrijk bij de activatie van je gasten. Door de interactie en activatie van gasten in spelvorm te gieten, doet een groter deel van de aanwezigen actief mee. Bij bedrijfsevenementen zie je steeds vaker de opstelling van bijvoorbeeld ‘ik hou van Holland’ en vakken spelen dan tegen elkaar. Door de competitie drang van collega’s doet bijna iedereen echt actief mee. In zakelijke settings kun je bijvoorbeeld werken met stellingen. Als men het eens is met de stelling gaat men links in de zaal staan en indien met het oneens is dan staat men rechts. Vervolgens kun je personen vragen om mondeling hun keuze te verdedigen. Dat zorgt dan voor de discussie, maar iedereen doet mee.

Ook vóór het evenement kun je activatie en interactie stimuleren door bezoekers onderwerpen aan te laten dragen of door hen de stellingen op voorhand al te geven en om reacties te vragen.
Uiteraard zijn er nog andere vormen van activatie te bedenken, maar ik heb hierboven alleen gamification toegelicht.

De gesprekken en het netwerken
Netwerken; de een is er goed in en de ander heeft er oprecht een hekel aan. Wanneer het doel van een evenement ‘netwerken’ is, dan is het wel belangrijk dat je iedereen aan het netwerken krijgt. Maar een evenement wordt ook beter gewaardeerd als gasten interessante gesprekken hebben en als de borrel gezellig is. Netwerken is dus eigenlijk altijd belangrijk.

Bij het stimuleren van netwerken kun je naamkaartjes inzetten. Geef gasten bijvoorbeeld een kleur, de een is groen, de ander geel en de ander rood. En stimuleer gasten om gelijkgekleurde te vinden. Je kunt daarvoor acteurs laten rondlopen die subtiel zeggen ‘he, jij bent groen’ of door te hen te laten zeggen ‘heb je al meer groene gesproken’. Gasten worden daardoor nieuwsgierig en willen graag mee werken.

Je kunt echter ook via het visitekaartje een gespreksonderwerp aandragen door er een vraag op het naamkaartje te zetten. Zo wekt je ook nieuwsgierigheid, want waarom heeft een bepaalde gast een bepaalde vraag? En wat is het antwoord op die vraag?

Verder kun je alle namen van de aanwezigen (of de visitekaartjes) in een pot stoppen en uit die pot deel je dan de kaartjes met de namen uit. De taak is vervolgens om die persoon te vinden en daar een gesprek mee aan te knopen. Dit is wel lastig als de groep heel groot is en er geen foto bij de naam is, maar bij kleine groepen werkt het zeer goed.

Naamkaartjes zijn een relatief goedkope en eenvoudige manier om netwerken te stimuleren. Je kunt ook gastheren of gastvrouwen inzetten die gesprekken aanknopen met gasten en die gasten ook onderling aan elkaar voorstellen. Dit is zeer effectief, maar daar hoort uiteraard ook een groter budget bij.

Het natraject; vergroot je bereik en het effect!
Een stap die dikwijls vergeten wordt, is de follow-up. Een evenement heeft zelden als doel ‘aanwezigheid’.  Je wilt meer bereiken dan alleen een leuk evenement en daarom is een goede follow-up essentieel. Maar naast het bereiken van de aanwezigen is het ook goed om je bereik te vergroten.

De follow-up hangt natuurlijk samen met je doel, maar het is altijd goed om aanwezigen in ieder geval te bedanken voor de komst.

Het vergroten van het bereik doe je door aanwezigen te stimuleren om hun ervaringen van de dag te delen via Social Media of door zelfs een blog te schrijven. Verder is het verstandig om zelf een persbericht te versturen naar relevante media, met high lights van de dag.

Filmpjes worden sneller gedeeld en de kans dat je daarmee het bereik vergroot is dus groter. Maak dus een compilatie van de dag en deel dit filmpje met de aanwezigen. Je gasten willen weten of zij ook in de film zitten en delen dit zeker met vrienden en collega’s. Maar deel de film ook zeker met iedereen die niet geweest is. Zo laat je zien wat men gemist heeft en is de kans groter dat ze een volgende keer wel deelnemen. Ook helpt een filmpje je bij het uitnodigingstraject voor een volgend evenement. Win, win… win dus.

Tot slot
Ik heb zeker niet alle tips en tricks opgeschreven die gedeeld zijn tijdens de sessie van Aaaaha The Actor Factory, maar heb er slechts een handjevol beschreven. Wil je alles weten, dan raad ik het zeker aan om de volgende keer wel in te gaan op de uitnodiging van The Actor Factory. Zo leert straks iedereen hoe ze hét evenement kunnen organiseren dat niemand wil missen!

Door:
Dianne Joosten
Specialist marketing in de recreatie- en evenementenbranche
Coördinator Promotie en PR bij de Libema Groep
http://diannejoosten.wordpress.com